FiscalAI - Aplicatie Gestiune Facturi si Plati pentru Business

1. Responsabilul prelucrării și informații generale

Riveat Software SRL ("Societatea", "noi", "nouă"), cu sediul în Strada Dambovitei 48A, Arad, România, este responsabilul prelucrării datelor dumneavoastră personale în cadrul platformei fiscalAI.

fiscalAI este o platformă în dezvoltare pentru gestionarea documentelor fiscale și analiza financiară. Serviciile sunt furnizate "ca atare" și pot fi modificate fără notificare prealabilă.

Prin utilizarea platformei, confirmați că ați citit această politică. Continuarea utilizării constituie acceptarea modificărilor ulterioare ale acestei politici.

2. Datele colectate

Date de identificare

• Informații furnizate la înregistrare (nume, email, telefon)
• Date societate (denumire, CUI, adresă)
• Informații de facturare și plată

Date de utilizare

• Informații tehnice (IP, browser, dispozitiv)
• Activitate în platformă și preferințe
• Cookie-uri și tehnologii similare
• Comunicări cu suportul

Date financiare (când aplicabil)

• Informații din integrarea eFactura
• Documente încărcate de utilizator
• Date generate de analizele AI

Notă: Colectarea datelor poate varia în funcție de funcționalitățile utilizate și de evoluția platformei. Nu garantăm exhaustivitatea acestei liste.

3. Scopurile prelucrării

Prelucrăm datele în limitele necesare pentru următoarele scopuri generale:

Furnizarea serviciilor

• Funcționarea platformei fiscalAI
• Procesarea documentelor
• Generarea rapoartelor
• Suport tehnic

Îmbunătățiri și analize

• Optimizarea funcționalităților
• Analize statistice generale
• Dezvoltarea de noi caracteristici
• Testarea performanțelor

Conformitate legală

• Respectarea obligațiilor fiscale
• Răspunsul la cereri oficiale
• Arhivarea documentelor
• Auditurile de conformitate

Comunicări

• Notificări despre servicii
• Actualizări importante
• Informații despre produs
• Răspunsuri la solicitări

Limitare: Scopurile pot evolua odată cu dezvoltarea platformei. Prelucrarea se face în limitele rezonabile și proporționale cu serviciile oferite.

4. Partajarea datelor

Datele pot fi partajate în limitele necesare cu următoarele categorii de destinatari:

Furnizori de servicii

Colaborăm cu furnizori pentru aspecte tehnice și operaționale:

• Servicii de hosting și cloud computing
• Procesatori de plăți autorizați
• Furnizori de servicii de email
• Servicii de analiză și monitorizare

Autorități și obligații legale

Datele pot fi comunicate autorităților competente în situații precum:

• Cereri oficiale ale ANAF sau altor instituții
• Investigații judiciare sau administrative
• Respectarea obligațiilor de raportare
• Situații de urgență sau securitate națională

Declarație importantă: Nu putem garanta confidențialitatea absolută a datelor în toate circumstanțele. Partajarea se poate face fără notificare prealabilă când este cerută de lege sau pentru protejarea intereselor legitime.

5. Securitatea datelor

Măsuri de protecție implementate

Aplicăm măsuri de securitate conform standardelor industriei, inclusiv:

• Criptarea datelor în tranzit și în repaus
• Sisteme de autentificare și control acces
• Monitorizarea activității și detectarea anomaliilor
• Backup-uri regulate și proceduri de recuperare
• Actualizări de securitate și patch-uri

Limitări și declinări de răspundere

Nu garantăm securitatea absolută: Nicio metodă de transmisie sau stocare electronică nu este 100% sigură. Utilizarea platformei se face pe propriul risc.

Responsabilitatea utilizatorului: Sunteți responsabil pentru păstrarea confidențialității credențialelor de acces și pentru utilizarea sigură a platformei.

Incidente de securitate: În caz de incident, vom lua măsurile pe care le considerăm rezonabile, dar nu garantăm prevenirea sau limitarea daunelor.

Recomandare: Păstrați copii locale ale documentelor importante și nu vă bazați exclusiv pe platforma noastră pentru arhivarea critică a datelor.

6. Drepturile utilizatorilor

În conformitate cu legislația aplicabilă, beneficiați de anumite drepturi privind datele personale, exercitabile în limitele și condițiile legale:

🔍 Dreptul de acces

Informații despre datele prelucrate, în limitele tehnic posibile și rezonabile

✏️ Dreptul de rectificare

Corectarea datelor inexacte, unde este fezabil din punct de vedere tehnic

🗑️ Dreptul de ștergere

Eliminarea datelor, cu excepția celor necesare pentru obligații legale

⏸️ Dreptul de restricționare

Limitarea prelucrării în anumite circumstanțe specifice

📤 Dreptul la portabilitate

Export de date în format structurat, unde este aplicabil

❌ Dreptul de opoziție

Opunerea la prelucrare în anumite situații legale

Limitări în exercitarea drepturilor

• Drepturile se exercită în limitele tehnice și legale aplicabile
• Anumite cereri pot fi refuzate dacă sunt excesive sau nefondate
• Timpul de răspuns poate varia între 1-30 zile, în funcție de complexitate
• Pot fi solicitate informații suplimentare pentru verificarea identității
• Unele drepturi nu se aplică dacă există obligații legale de păstrare

Pentru exercitarea drepturilor: Contactați-ne la privacy@fiscalai.ro cu o cerere clară și dovada identității. Nu garantăm îndeplinirea tuturor cererilor.

7. Păstrarea datelor

Păstrăm datele pentru perioadele considerate necesare, în funcție de mai mulți factori:

Criterii de păstrare

• Durata relației contractuale și perioada de garanție
• Obligațiile legale de arhivare (de regulă 5-10 ani pentru documente fiscale)
• Necesitățile tehnice de funcționare a platformei
• Termenele de prescripție pentru eventuale litigii
• Interesele legitime ale societății

Perioade orientative

• Date de cont: Pe durata utilizării + 3 ani după încetare
• Documente fiscale: Minimum 10 ani conform legislației
• Date de plată: 7 ani pentru conformitatea fiscală
• Loguri tehnice: Maximum 2 ani pentru analize
• Comunicări suport: 3 ani pentru referințe

Notă importantă: Perioadele pot fi extinse dacă există investigații în curs, litigii sau alte obligații legale. Nu garantăm ștergerea automată la expirarea termenelor.

8. Transferuri internaționale

Datele pot fi transferate și procesate în afara României sau UE pentru funcționarea serviciilor:

Destinații posibile

• Servicii cloud (AWS, Google Cloud, Microsoft Azure)
• Furnizori de servicii din SUA, Canada sau alte țări
• Parteneri tehnici pentru integrări și API-uri
• Servicii de analiză și monitorizare globale

Atenție: Aceste țări pot avea legi de protecție a datelor diferite de cele din UE. Nu putem garanta același nivel de protecție în toate jurisdicțiile.

Acceptare explicită: Prin utilizarea serviciilor, acceptați transferul datelor în țări terțe și riscurile asociate cu diferențele de legislație.

9. Cookie-uri și tehnologii de urmărire

Utilizăm diverse tehnologii pentru funcționarea și îmbunătățirea serviciilor:

Cookie-uri esențiale

• Autentificare și sesiuni utilizator
• Preferințe de securitate
• Funcționalități de bază ale platformei

Acestea nu pot fi dezactivate.

Cookie-uri opționale

• Analiză trafic și utilizare
• Personalizarea experienței
• Marketing și publicitate

Pot fi gestionate din setări.

Gestionarea cookie-urilor: Puteți modifica setările din browser-ul dumneavoastră, dar acest lucru poate afecta funcționarea platformei.

10. Modificări ale politicii

Această politică poate fi modificată în orice moment, la discreția noastră, pentru a reflecta:

Schimbări în serviciile oferite sau în tehnologiile utilizate
Modificări ale legislației aplicabile
Îmbunătățiri ale practicilor de securitate
Evoluția modelului de business

Procedura de modificare

• Modificările vor fi publicate pe această pagină
• Data ultimei actualizări va fi modificată corespunzător
• Pentru modificări majore, vom încerca să vă notificăm prin email
• Continuarea utilizării constituie acceptarea modificărilor

Important: Este responsabilitatea dumneavoastră să verificați periodic această politică. Nu garantăm notificarea individuală pentru toate modificările.

11. Contact și reclamații

Contact pentru protecția datelor

Email:
privacy@fiscalai.ro

Adresă:
Riveat Software SRL
Strada Dambovitei 48A
Arad, România

Autoritatea de supraveghere

ANSPDCP
Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal

Website:
www.dataprotection.ro

Limitări privind suportul

• Răspunsul la solicitări poate dura între 5-30 zile lucrătoare
• Nu garantăm rezolvarea tuturor cererilor sau reclamațiilor
• Anumite informații pot fi refuzate din motive de confidențialitate
• Suportul este oferit în limba română, în timpul programului de lucru
• Pentru urgențe, contactați autoritățile competente direct

Procedura recomandată: Înainte de a contacta autoritatea de supraveghere, încercați să rezolvați problema direct cu noi. Furnizați informații clare și complete în cereri.

12. Dispoziții finale și limitări

Declinări importante de răspundere

Servicii în dezvoltare: fiscalAI este o platformă în faza MVP (Minimum Viable Product). Funcționalitățile pot fi incomplete, instabile sau pot fi modificate fără notificare.

Disponibilitatea datelor: Nu garantăm păstrarea sau disponibilitatea permanentă a datelor. Recomandăm backup-uri regulate și independente.

Integrări terțe: Funcționarea integrărilor cu eFactura sau alte sisteme depinde de factorii externi pe care nu îi controlăm.

Conformitatea juridică: Utilizatorul este responsabil pentru conformitatea cu toate reglementările aplicabile activității sale.

Aplicabilitatea și interpretarea

• Această politică se aplică în măsura în care nu contravine legislației imperativ aplicabile
• În caz de conflict între versiuni lingvistice, versiunea română prevalează
• Prevederile invalide nu afectează validitatea celorlalte prevederi
• Interpretarea se face conform legislației române

Utilizarea pe propriul risc: Prin utilizarea fiscalAI, confirmați că înțelegeți și acceptați limitările și riscurile asociate cu o platformă în dezvoltare.

Mulțumim pentru încrederea acordată

Riveat Software SRL se angajează să respecte principiile de transparență și responsabilitate în prelucrarea datelor dumneavoastră personale.

Politica de confidențialitate fiscalAI

Versiunea din 1 septembrie 2025